Preventivi oreficeria: documento cliente e scheda interna di commessa

Cos'è un preventivo orafo (e perché è diverso)

Un preventivo oreficeria è il documento con cui il laboratorio calcola e presenta al cliente il costo di un gioiello, mettendo insieme il valore del metallo prezioso consumato, la manodopera di lavorazione, le pietre e i componenti, più il ricarico commerciale. È allo stesso tempo un documento di comunicazione e uno strumento di controllo economico interno.

Nelle altre lavorazioni artigianali il preventivo è principalmente una stima di costo basata su ore di manodopera e materiali di consumo. In oreficeria entra in gioco un terzo fattore che cambia tutto: il metallo prezioso, con un prezzo che oscilla giorno per giorno e un comportamento in lavorazione che genera un calo misurabile ma non trascurabile.

Un preventivo orafo corretto deve tenere insieme tre cose: il valore del metallo al prezzo del giorno applicato al consumo reale (non al peso finale), il costo della manodopera specifica di quella lavorazione e il valore delle pietre e dei componenti aggiuntivi. Se una sola di queste voci è sbagliata o generica, il preventivo finale può sembrare corretto ma nascondere perdite concrete.

Per questo un preventivo orafo ben fatto non è un foglio con un numero in fondo. È una costruzione a più livelli che collega il prezzo presentato al cliente con i dati tecnici che hanno generato quel prezzo.

L'impostazione descritta in questa guida deriva dall'esperienza diretta nel settore orafo e dal confronto con i problemi concreti che incontrano i laboratori quando devono tenere insieme comunicazione commerciale e controllo di redditività.

Le voci che un preventivo orafo deve contenere

Le voci essenziali si raggruppano in quattro categorie principali. Ciascuna contribuisce al totale e, soprattutto, deve essere tracciabile sia sul documento cliente che sulla scheda interna.

Ogni voce deve essere valorizzata in modo specifico, non globale. Un "tutto compreso 1200 euro" può funzionare per il cliente finale ma è inutilizzabile internamente: quando due mesi dopo arriva un cliente con una richiesta simile, senza il dettaglio delle voci non è possibile ricalcolare un preventivo coerente.

Calcolo del costo metallo

Il costo del metallo è la voce che sbagliano più spesso i laboratori che preventivano "a occhio". La sequenza corretta prevede quattro passaggi.

Se non calcoli il consumo reale, stai perdendo margine senza accorgertene. È la differenza più grande tra un laboratorio che preventiva a sensazione e uno che preventiva su dati.

Prima si stabilisce il peso effettivamente consumato, che non è il peso del pezzo finito ma quello di partenza, maggiorato del calo previsto per quella lavorazione. Se un anello finito pesa 5 g e il calo atteso è del 3%, il metallo consumato è 5 / (1 − 0,03) = 5,15 g. Sul tema del calcolo del calo in oreficeria la guida dedicata spiega formula, valori indicativi per ogni lavorazione e metodo di registrazione.

Poi si applica il titolo della lega. Sulla lega 750 il costo si calcola su 75% di oro fino al prezzo del giorno, più il costo dei metalli di lega (rame, argento, eventuale palladio). Per approfondire composizione e costi differenziati tra colori vedi la guida sulle leghe oro in oreficeria.

Si aggiunge poi il prezzo dell'oro del giorno, registrando data e valore usato nel preventivo. Il riferimento standard è il fixing LBMA convertito in euro. Questo diventa importante soprattutto quando tra preventivo e conferma passano diversi giorni: anche piccole oscillazioni del prezzo del metallo possono cambiare il margine reale del lavoro.

Infine si applica il ricarico commerciale, che copre non solo il margine ma anche l'immobilizzo di capitale, il rischio di oscillazione prezzo, l'assicurazione del magazzino metallo e una quota di costi indiretti. Il ricarico va calibrato sui costi reali del proprio laboratorio, non su medie di settore.

Manodopera e lavorazioni

La manodopera in oreficeria non è una tariffa oraria unica. Fasi diverse hanno complessità e costo diversi: la fusione di una lega è un'operazione veloce, l'incastonatura di un pavé con decine di pietre può richiedere ore con concentrazione costante.

Un preventivo corretto separa le fasi principali, ciascuna con la propria stima di tempo e tariffa:

• Fusione e preparazione della lega — tempo relativamente fisso
• Laminazione e trafilatura — dipendente da spessori e passaggi
• Modellazione e montaggio — variabile per complessità
• Saldature — numero e criticità
• Incastonatura — tipo di castone, numero di pietre, tolleranze
• Finitura — lucidatura, satinatura, sabbiatura
• Rodiatura o galvanica — solo su leghe specifiche

Tenere traccia delle ore effettive, non solo di quelle preventivate, è quello che permette nel tempo di costruire stime sempre più accurate. Un laboratorio che non registra il tempo reale continua per anni a sottostimare le incastonature complesse e a sovrastimare le fusioni semplici.

Pietre e componenti

Le pietre vanno sempre trattate come voce separata dal metallo, con descrizione tecnica chiara: tipo (diamante, smeraldo, zaffiro…), peso in carati, caratteristiche qualitative (colore e purezza per il diamante; qualità e origine per il colorato), numero di pezzi se sono più pietre.

Due casi vanno gestiti diversamente:

Pietra fornita dal cliente. Si preventiva solo l'incastonatura, con responsabilità documentate per danneggiamento durante la lavorazione. È buona pratica fotografare la pietra prima della consegna in laboratorio e fare firmare al cliente una dichiarazione di presa in carico con peso e caratteristiche dichiarate.

Pietra fornita dal laboratorio. Si preventiva costo pietra più ricarico, e nella scheda tecnica interna va registrato il prezzo di acquisto reale con fornitore e data. Solo così è possibile calcolare a posteriori il margine effettivo su quella commessa.

Esempio concreto: anello in oro 750 con diamante

Seguiamo un preventivo reale passo per passo. Anello solitario in oro 750 giallo, peso finito stimato 4,5 g, con diamante 0,15 ct colore G purezza VS.

Sul documento cliente appaiono le voci aggregate ("manodopera e lavorazioni", "metallo 750 giallo", "diamante 0,15 ct"). Sulla scheda tecnica interna sono presenti tutti i singoli calcoli, il prezzo oro del giorno usato, il fornitore della pietra, le ore previste per fase e il margine atteso. Quando il pezzo sarà finito, la scheda interna permetterà di confrontare ore previste e ore effettive, margine atteso e margine reale.

Se preventivi il metallo sul peso del pezzo finito invece che sul consumo reale, su questo anello regali 0,12 g di oro. Su una produzione annuale di 200 pezzi simili sono 24 g di oro che escono dal margine senza che te ne accorga.

Preventivo cliente e scheda interna di commessa: perché devono essere separati

È il cuore della gestione preventivi in oreficeria. I due documenti hanno pubblici, scopi e contenuti diversi.

Il preventivo cliente è un documento commerciale. Serve a comunicare in modo chiaro cosa viene fatto, quando viene consegnato, quanto costa e a quali condizioni. Deve essere pulito, professionale e soprattutto non deve esporre dati interni del laboratorio: margine applicato, fornitore delle pietre, ore stimate per fase, ricarico sul metallo. Questi dati non sono affari del cliente e, se mostrati, danno solo il fianco a trattative al ribasso.

La scheda tecnica interna è un documento di produzione. Serve all'orafo per sapere esattamente cosa deve fare, con quali materiali, in quali tempi e con quale margine atteso. Contiene caratura esatta, ricetta della lega, fasi di lavorazione con tempi previsti, origine e costo di acquisto delle pietre, nome del cliente, riferimento commessa, data di consegna prevista. È il documento che rimane nell'archivio del laboratorio.

Mantenerli separati non è solo una questione di ordine: è anche una questione di tutela. Se il preventivo cliente espone troppo (es. "di cui metallo 342 euro, manodopera 180 euro, ricarico 25%"), il cliente avrà sempre materiale per rinegoziare. Se la scheda tecnica manca, il laboratorio lavora alla cieca e non può verificare a consuntivo se ha guadagnato o perso su quella commessa.

Quanto costa un preventivo per un gioiello su misura?

Il preventivo per un gioiello su misura non ha un prezzo fisso: dipende dal metallo utilizzato, dalla caratura, dal peso finale, dalle pietre, dalla complessità della lavorazione e dal tempo di realizzazione. Un semplice anello solitario in oro 750 senza pietre può avere un costo contenuto; un gioiello complesso con incastonature e più pietre può moltiplicarlo più volte.

Richiedere un preventivo a un laboratorio orafo è in genere gratuito. Quello che ha un costo è l'eventuale progetto esecutivo con disegno tecnico, che alcuni laboratori fatturano separatamente e poi scalano sull'ordine in caso di conferma. La distinzione tra preventivo commerciale e progetto tecnico va sempre chiarita con il laboratorio prima di iniziare.

Errori comuni nei preventivi orafi

Tre errori ricorrenti che riducono la redditività in modo sistematico.

Calcolare il metallo sul peso finito. È l'errore più comune e quello che pesa di più su base annuale. Ogni pezzo ha un calo di lavorazione che deve essere incluso nel calcolo del metallo preventivato, altrimenti il margine apparente è sempre superiore a quello reale.

Usare un'unica tariffa oraria per tutte le fasi. La fusione e un'incastonatura di precisione non hanno lo stesso costo orario, né richiedono la stessa concentrazione. Un laboratorio che preventiva 40 euro/ora indipendentemente dalla fase sottostima sistematicamente i lavori complessi e sovrastima quelli semplici.

Non archiviare i preventivi. Senza archivio, ogni preventivo riparte da zero. Un archivio ordinato permette di rifare lavori simili in pochi minuti, di verificare a posteriori se il margine atteso è stato effettivamente realizzato e di gestire richieste di varianti senza perdere coerenza. L'archivio è anche una forma di tutela legale, in caso di contestazioni.

Ripetibilità e archivio dei preventivi

Un preventivo ben archiviato vale più di uno ben scritto. L'archivio permette di ricostruire le condizioni di ogni lavoro: chi era il cliente, cosa è stato preventivato, a quali condizioni è stato accettato, quale era la scheda tecnica associata, quanto tempo è stato effettivamente impiegato, con quale fornitore sono state acquistate le pietre. Senza queste informazioni connesse tra loro, ogni commessa è un caso isolato che non contribuisce a costruire memoria operativa. La qualità dei fornitori scelti incide anche sui preventivi: fornitori con lotti instabili costringono a margini di sicurezza più alti, come approfondito nella guida ai fornitori per oreficeria.

Non solo teoria: due documenti dalla stessa compilazione

Fare preventivi separati per cliente e per laboratorio funziona in teoria. In pratica, se ogni preventivo richiede di compilare due documenti, con il rischio di incoerenze tra i due, il laboratorio finisce per saltare la parte interna o per farla approssimativa.

Per questo in Maestro Orafo il sistema preventivi parte da una compilazione unica: inserisci una sola volta caratura, peso atteso, pietre, fasi di lavorazione, tempi e costi. Il sistema produce automaticamente due documenti distinti con contenuti diversi per pubblico diverso.

Il preventivo per il cliente (da spedire)

Il documento che arriva al cliente è pensato per essere presentabile e chiaro. Contiene:

• Disegno o foto del pezzo da realizzare
• Descrizione del lavoro e delle caratteristiche principali
• Tempistiche di consegna previste
• Prezzo finale e acconto richiesto
• Condizioni di pagamento e di lavorazione
• Intestazione del laboratorio e dati del cliente dalla rubrica

Quello che non compare: margine applicato, costo reale del metallo, fornitore delle pietre, ore stimate per fase, ricarico commerciale. Informazioni che restano interne al laboratorio.

Il preventivo interno (scheda interna di commessa)

Il documento di produzione è pensato per chi lavora il pezzo e per il controllo di redditività. Contiene:

• Costo reale del metallo per quella commessa, calcolato sul peso consumato al prezzo del giorno
• Ore di lavoro previste per ogni fase: fusione, modellazione, saldatura, incastonatura, finitura
• Tariffa oraria applicata per fase e costo manodopera complessivo
• Costo effettivo delle pietre acquistate, con riferimento al fornitore
• Ricarico commerciale applicato, separato dalle voci di costo
• Margine atteso sulla commessa
• Dati tecnici di produzione: caratura, ricetta lega, peso atteso in ingresso

Il sistema include una rubrica clienti persistente (non rifare ogni volta i dati anagrafici), supporta i passaggi tecnici di produzione con i tempi per fase, e mantiene un archivio consultabile di tutti i preventivi passati. Ogni preventivo è riapribile, duplicabile, modificabile, confrontabile con il risultato reale a consuntivo.

Quando ogni preventivo è costruito con la stessa struttura, archiviato nello stesso posto e collegato al cliente giusto, il laboratorio smette di preventivare a sensazione e inizia a preventivare su dati.